L'Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités (ci-après également dénommé « l'OCM ») attache une grande importance à la protection de vos données à caractère personnel et veille au respect de la législation européenne relative à la protection de la vie privée, plus précisément du GDPR (General Data Protection Regulation ou Règlement général sur la protection des données, RGPD), et de la législation belge concernant la protection des données personnelles.

La présente Politique vie privée (ci-après la « Politique ») donne un aperçu des données à caractère personnel qui sont traitées par l'OCM, des finalités et de la base de ces traitements, des durées de conservation, du partage de ces données avec des tiers, de vos droits relatifs à ces données et des mesures mises en place par l'OCM pour protéger ces données.

 

Quand la présente politique s’applique-t-elle ?

La présente Politique s’applique aux missions et services de l'OCM et au site web www.ocm-cdz.be.

 

Qui est le responsable du traitement des données à caractère personnel ?

L'Office de contrôle des mutualités et des unions nationales de mutualités (OCM) (avenue de l'Astronomie, 1 à 1210 Bruxelles) est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Cela signifie que l'OCM détermine les finalités et les moyens par lesquels vos données à caractère personnel sont traitées.

L'OCM a désigné un Délégué à la protection des données (« Data Protection Officer » ou « DPO ») qui est votre point de contact pour toutes questions ou demandes en lien avec le traitement de vos données. Vous trouverez les coordonnées du DPO dans la réponse à la question « Comment pouvez-vous nous contacter ? » de la présente Politique.

 

À quelles fins l’OCM traite vos données à caractère personnel et combien de temps celles-ci sont conservées ?

L'OCM effectue les traitements suivants de données à caractère personnel :

  • le traitement des plaintes et demandes de renseignements par le biais des services en ligne. Vos données à caractère personnel (nom, prénom (et organisation) et données de contact) vous sont demandées pour les services en ligne (plaintes, contact). Ces données à caractère personnel sont collectées et traitées uniquement afin de répondre aux demandes d'informations ou afin de traiter les plaintes. Ces données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire pour atteindre le but dans lequel elles ont été recueillies et dans les limites prévues par la loi si elle autorise une conservation plus longue ;
  • le traitement de candidatures spontanées à un emploi à l'Office de contrôle. Les données à caractère personnel traitées dans ce cadre ne sont pas conservées ;  
  • les traitements de données à caractère personnel (données d'identification et de contact) et de manière sporadique des catégories particulières de données à caractère personnel nécessaires à l'exécution par l'Office de ses missions légales, à savoir : 
    • l'agrément des entités mutualistes et des réviseurs, et pour les sociétés mutualistes d'assurance (SMA), de leurs compliance officers et intermédiaires d'assurance, ainsi que des activités de formation ;
    • l'approbation des modifications statutaires des mutualités, unions nationales et sociétés mutualistes (autres que les SMA) et des décisions relatives à l'affectation des cotisations ;
    • le contrôle des modifications statutaires et des primes d'assurance des SMA ;
    • le contrôle du fonctionnement financier, comptable, administratif et juridique des entités mutualistes et des intermédiaires d'assurance ;
    • l'évaluation des performances de gestion des organismes assureurs dans le cadre de la responsabilisation des organismes assureurs sur la partie variable de leurs frais d'administration ;
    • le traitement des plaintes et questions, autres que celles introduites par le biais des services en ligne, de particuliers, d'entités contrôlées, d'autres organismes publics et de tiers.  

L'OCM ne conserve pas ces données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire pour atteindre le but dans lequel elles ont été recueillies et dans les limites prévues par la loi si elle autorise une conservation plus longue.

 

Avec qui partageons-nous vos données ?

L'OCM traite les données à caractère personnel aux seules fins spécifiques pour lesquelles elles ont été collectées ou à des fins compatibles avec celles-ci, conformément aux règles relatives au traitement ultérieur des données à caractère personnel prévues par les réglementations européenne et belge sur la protection des données à caractère personnel. Les données à caractère personnel collectées ne sont en aucun cas utilisées à des fins commerciales.

L'OCM peut partager vos données :

  • avec des prestataires de services avec lesquels l'OCM travaille (par exemple des prestataires de services IT, des avocats ou d’autres fournisseurs de services nécessaires à l’exercice des missions de l'OCM). L’accès de ces prestataires à vos données sera limité à ce qui est strictement nécessaire à leurs missions ;
  • dans les cas prévus par l'article 59, alinéa 2, de la loi 6 août 1990.

 

L’OCM traite-t-il vos données en dehors de l’espace économique européen ?

Il est possible que les prestataires de services qui travaillent pour l'OCM traitent vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE (par exemple aux États-Unis). Lorsque tel est le cas, l'OCM s’assure de ce que le prestataire de services a conclu un contrat avec l'OCM et que le niveau de protection est garanti.

 

Comment protégeons-nous vos données a caractère personnel ?

L'OCM met en œuvre des moyens techniques et des mesures de sécurité afin de protéger vos données à caractère personnel et de prévenir toute destruction, perte, altération ou modification, ainsi que tout accès ou divulgation non autorisé, de nature accidentelle ou illégale.

En vertu de l’article 59 de la loi du 6 août 1990, les membres du Conseil et du Comité technique de l'OCM, les membres du personnel de l’OCM, l’Office lui-même, les réviseurs visés à l'article 32 de la loi précitée, ainsi que les personnes qui ont exercé auparavant les fonctions précitées, sont soumis à un devoir de discrétion quant aux faits dont ils ont eu connaissance en raison de leur fonction (sous réserve toutefois des exceptions mentionnées dans la réponse à la question « Avec qui partageons-nous vos données ? » de la présente Politique).

Par ailleurs, l'OCM demande à ses prestataires de service traitant des données à caractère personnel pour l'OCM d’également toujours prendre les mesures de sécurité nécessaires.

 

Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Vous disposez d’un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel. Notez cependant que certains de ces droits ne s’appliquent que dans des cas limitativement énumérés.

  • Vous avez le droit d’accéder à vos données à caractère personnel traitées par notre organisation ;
  • Vous avez le droit d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel inexactes vous concernant. Compte tenu des finalités du traitement, vous avez le droit d’obtenir que les données à caractère personnel incomplètes vous concernant soient complétées ;
  • Vous avez le droit, dans certains cas prévus par le GDPR, d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
  • Vous avez le droit, dans certains cas prévus par le GDPR, de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un traitement de données à caractère personnel vous concernant ;
  • Vous avez le droit, dans certains cas prévus par le GDPR, d’obtenir dans les meilleurs délais l’effacement de vos données à caractère personnel.

Dans certaines circonstances, l’exercice de vos droits peut être suspendu.

Si vous souhaitez exercer ces droits, nous vous demandons une preuve de votre identité. Vous devez envoyer une demande avec une copie du recto de votre carte d'identité, de votre passeport ou de toute autre pièce d'identité à dpo@ocm-cdz.be, ou par écrit au Data Protection Officer de l'OCM.

Si vous nous contactez pour exercer vos droits, nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande des suites données à celle-ci. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes. Dans ce cas, nous vous informerons dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande. Nous nous réservons le droit de ne pas répondre aux demandes manifestement infondées ou excessives. Votre demande sera conservée tant qu’un recours est possible.

À tout moment, si vous considérez que vos droits n'ont pas été respectés, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, adresse électronique: contact@apd-gba.be (voir aussi www.autoriteprotectiondonnees.be).

 

Comment restez-vous au courant des modifications de la présente politique ?

Cette Politique est susceptible de faire l’objet de modifications. Vous pouvez toujours consulter la version la plus récente de notre Politique sur le site web de l'OCM. Par ailleurs, nous ferons de notre mieux pour vous tenir au courant des modifications les plus importantes via d’autres canaux de communication.

La dernière mise à jour de la présente Politique a été effectuée le 19 juin 2019.

 

Comment pouvez-vous nous contacter ?

Si vous avez des questions ou des commentaires relatifs à la présente Politique, si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter en envoyant :

          Office de contrôle des mutualités (OCM)
          À l’attention du Data Protection Officer
          avenue de l'Astronomie, 1
          1210 Bruxelles (Belgique)

 

 

Politique en matière de cookies

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Un cookie est un petit fichier texte qui peut être conservé sur votre ordinateur lorsque vous visitez des sites Internet. Des informations sont enregistrées dans ce fichier texte, comme par exemple votre choix de langue pour un site Internet. Lorsque vous visitez à nouveau le site Internet ultérieurement, ce cookie est renvoyé au site en question. De cette manière, le site Internet reconnaît votre navigateur et peut par exemple retenir votre choix de langue.

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